Sisimanfaat.com – Document Management System (DMS) dapat membuat perbedaan yang signifikan dalam seberapa lancar bisnis Anda berjalan.
Itu membuat menangkap, mendigitalkan, dan menandai dokumen dengan cepat dan mudah, memberi Anda waktu untuk fokus pada bidang bisnis Anda yang lebih mendesak.
DMS yang baik akan sangat meningkatkan efisiensi bisnis Anda dan dapat memberikan manfaat tambahan yang berharga, seperti peningkatan keamanan, kolaborasi, dan kepatuhan peraturan otomatis.
Saat memutuskan layanan DMS mana yang tepat untuk Anda, fokuskan pada fitur yang Anda butuhkan sekarang dan fitur yang mungkin Anda inginkan di masa mendatang seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Apa itu Document Management System?
Document Management System adalah perangkat lunak yang menyediakan cara otomatis untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik dan gambar elektronik dari dokumen kertas.
DMS dimulai sebagai cara untuk mengubah dokumen kertas menjadi dokumen digital, itulah sebabnya DMS terkadang disebut lemari arsip elektronik, tetapi DMS memiliki banyak fitur yang lebih canggih saat ini.
Document Management System dapat digunakan untuk menangkap, mendistribusikan, dan melacak dokumen dan untuk mengelola alur kerja saluran, sistem keluaran, dan sistem pencarian informasi.
Pelajari lebih lanjut tentang opsi teratas di DMS.
Jenis Document Management System
Tidak semua Document Management System dibuat sama. “DMS” adalah istilah luas yang mewakili beberapa kemampuan perangkat lunak yang berbeda. Jenis bisnis dan kebutuhan produktivitas Anda menentukan DMS terbaik untuk perusahaan Anda.
Ini adalah penawaran DMS yang dapat Anda pilih untuk bisnis Anda:
- Content management system:
Jenis DMS ini dirancang untuk mengelola semua jenis konten yang dihasilkan bisnis Anda. Anda dapat mengunggah dan berbagi berbagai media melalui CMS, termasuk video, klip audio, teks, dan gambar.
CMS membantu bisnis membuat dan mengunggah konten langsung ke situs web mereka. Contoh CMS termasuk WordPress dan Drupal.
- Records management system:
Jenis DMS ini biasanya diperlukan untuk kantor medis, karena menyimpan dan mengelola catatan sensitif sesuai dengan aturan kepatuhan federal yang berlaku. - Digital file system:
Sebuah perusahaan biasanya membutuhkan DMS jenis ini saat mengonversi dari kertas ke catatan digital.
Program harus memungkinkan Anda untuk menyimpan teks dan gambar dari kertas ke format digital melalui fitur pindai.
- Cloud-based system:
Dalam kategori ini, DMS beroperasi melalui cloud computing system. Semua file disimpan di cloud dan dilindungi jika terjadi kegagalan jaringan.
Sistem cloud mengizinkan tingkat penyimpanan dokumen yang lebih tinggi dan akses pengguna yang tidak terbatas.
- Private server system:
Sebagai pengganti program cloud, Anda dapat memilih DMS yang dihosting di server pribadi yang berlokasi di lokasi bisnis Anda sendiri.
Bisnis Anda bertanggung jawab atas keamanan dan pengelolaan jaringan DMS.
- Baca juga : sisimanfaat.com
Bagaimana cara kerja Document Management System?
Tiga fungsi utama dari Document Management System adalah untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen. Begini caranya.
- Pengambilan dokumen dari sumber manapun
Document Management System harus dapat menangkap dokumen dari sumber mana pun, baik itu kertas, email, aplikasi CRM atau laporan, sehingga dokumen tersebut dapat diindeks untuk memudahkan pencarian nantinya.
Pengindeksan adalah cara mengklasifikasikan dokumen dengan menambahkan istilah ke metadatanya, seperti tag, nomor pesanan, atau informasi pelanggan.
Pengambilan dokumen berbeda-beda menurut jenis dokumen yang Anda coba tangkap.
Dokumen kertas:
Pemindai berkecepatan tinggi biasanya digunakan untuk dokumen kertas.
DMS mengambil dokumen dari pemindai, dan pengindeksan kemudian dapat ditambahkan dengan tangan atau dengan integrasi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), pengenalan karakter optik zonal (OCR), atau barcode.
Email:
Email menjadi bagian penting dari bisnis sehari-hari, kemampuan untuk menangkap dan menyimpan dokumen email sangat penting.
Dengan DMS, Anda dapat membuat pengaturan untuk secara otomatis mengimpor pesan email atau lampiran ke folder tertentu yang Anda pilih.
Aplikasi eksternal:
Anda mungkin juga memiliki aplikasi eksternal, seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau perangkat lunak ERP, yang menghasilkan dokumen yang perlu disimpan.
DMS memungkinkan Anda mengimpor dokumen ini dengan mudah, lalu mengarahkannya ke atau membagikannya dengan orang lain di organisasi Anda.
- Penyimpanan dokumen terpusat
Penyimpanan dokumen yang tepat adalah bagian terpenting kedua dari DMS.
Menyimpan semua dokumen Anda di satu lokasi terpusat memungkinkan semua karyawan yang membutuhkan akses ke dokumen – baik statis (dokumen yang dibuat perusahaan Anda setiap hari, seperti faktur) maupun dinamis (halaman web, formulir, dan email) – untuk mendapatkannya dengan cepat dan mudah.
Penyimpanan pusat juga membantu melindungi dokumen Anda dari kesalahan dan niat jahat.
DMS biasanya dilengkapi dengan kontrol versi, yang melacak perubahan yang dibuat pada dokumen dan mengidentifikasi siapa yang membuatnya.
Anda juga dapat mengatur izin untuk mengontrol siapa yang memiliki akses ke dokumen tertentu, dan siapa yang dapat melakukan jenis perubahan tertentu.
- Pengambilan dan pendistribusian dokumen
Aspek terpenting ketiga dari DMS adalah kemampuan untuk mengambil dan mendistribusikan dokumen dengan mudah.
DMS memungkinkan Anda mencari dokumen apa pun untuk kata kunci dan memunculkannya dengan cepat.
Di sinilah pentingnya pengindeksan menyeluruh.
Anda kemudian akan dapat mengirimkan dokumen dengan cara apa pun yang Anda perlukan, seperti melalui email atau protokol transfer file (FTP), dan mengotomatiskan proses dan alur kerja bisnis manual.
Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan DMS Anda dengan ERP Anda, mengaturnya sehingga ketika pesanan berasal dari ERP Anda, itu akan memicu alur kerja dalam Document Management System Anda yang memindahkan pesanan melalui proses persetujuan dan pemenuhan secara otomatis.
Untuk apa Document Management System digunakan?
Document Management System secara otomatis mengatur, mengamankan, mendigitalkan, dan mengindeks dokumen perusahaan Anda, membuatnya mudah diakses, diedit, dan dibagikan.
Banyak perusahaan telah beralih dari layanan pengarsipan kertas tradisional ke DMS karena sistem otomatis menghemat waktu, uang, dan ruang.
DMS juga menghilangkan kebutuhan akan banyak program untuk menangani alur kerja Anda, karena semua fungsi yang diperlukan ditempatkan di bawah satu antarmuka.
Apa saja fitur utama dari Document Management System yang efektif?
Saat mencari DMS, Anda harus memperhatikan beberapa fitur utama.
Kontrol versi / Version control :
Juga dikenal sebagai pembuatan versi, kontrol versi memungkinkan pengguna untuk mengamankan dan melacak perubahan yang dibuat pada dokumen di dalam DMS Anda.
Kontrol versi memastikan bahwa semua pengeditan baru dilacak dan disimpan, dan versi dokumen yang lebih lama diarsipkan dalam sistem untuk referensi.
Integrasi / Integration:
Banyak Document Management System terintegrasi dengan program email seperti Microsoft Outlook, tetapi jika bisnis Anda menggunakan aplikasi CRM atau database ERP, Anda harus mencari DMS yang terintegrasi dengan program ini juga, karena ini akan membuat kehidupan sehari-hari Anda jauh lebih mudah .
Anda dapat menggunakan perangkat lunak DMS yang tidak terintegrasi dengan CRM atau ERP Anda, tetapi ini dapat membatasi kemampuan alur kerja Anda, karena perangkat lunak yang kompatibel memungkinkan Anda untuk mengakses, mengedit, mencadangkan, dan memantau dokumen yang dibuat dalam CRM atau ERP Anda.
Dukungan kepatuhan peraturan / Regulatory compliance support:
Jika Anda beroperasi di industri yang diatur, Anda mungkin ingin memilih DMS yang menawarkan dukungan kepatuhan peraturan untuk industri Anda.
Kemampuan ini dapat memberi bisnis Anda perlindungan yang tak ternilai dan ketenangan pikiran saat Anda memproses dokumen penting atau sensitif.
Skalabilitas:
Saat Anda memilih DMS, cobalah untuk melihat melampaui kebutuhan Anda saat ini untuk melihat fitur lanjutan mana yang mungkin Anda inginkan seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Penting untuk memilih perangkat lunak yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda sehingga Anda tidak perlu beralih perangkat lunak di kemudian hari.
Keamanan dan pemulihan bencana:
Sangat penting untuk menemukan perangkat lunak yang memprioritaskan keamanan dan melindungi informasi dan file Anda, karena pelanggaran data atau masalah penyimpanan dapat menjadi bencana bagi bisnis Anda.
Carilah penyedia dengan rencana yang mapan dan fleksibel yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda.
Kegunaan/ usabilty:
Karena DMS kemungkinan akan digunakan setiap hari oleh karyawan di semua area bisnis Anda, DMS harus mudah digunakan dan mengalami sedikit atau tanpa downtime. Setiap orang di perusahaan Anda harus dapat dengan mudah mengakses, mengelola, dan menavigasi file yang diperlukan.
Kolaborasi:
DMS Anda harus memudahkan pengguna untuk berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen. Cari alat seperti pengeditan langsung, berbagi file, plugin, dan pembatasan akses.
Pemindaian / scanner :
DMS harus memiliki kapasitas untuk memindai dan menyimpan file kertas dan catatan apa pun yang dimiliki perusahaan Anda di tempat. Setelah file diunggah, sistem mengubahnya menjadi format DOC, PDF atau JPG.
Pengarsipan:
Tidak semua opsi DMS menyediakan penyimpanan tak terbatas. Berikan preferensi pada sistem yang dapat mengarsipkan file secara otomatis setelah jangka waktu tertentu.
Pengarsipan juga membantu Anda menemukan file yang paling tepat waktu dalam sistem.
Manajemen inventaris:
Dengan kemampuan yang diperluas, DMS juga dapat membantu Anda melacak dan mengganti inventaris apa pun untuk bisnis Anda. Program cloud bahkan mengizinkan lokasi berbeda untuk berbagi detail inventaris.
Berapa biaya perangkat lunak manajemen dokumen?
Harga untuk layanan pengelolaan dokumen bergantung pada jenis hosting dan berapa banyak orang di perusahaan Anda yang memerlukan akses.
Dua jenis hosting utama adalah berbasis cloud dan lokal.
Berbasis cloud:
Perangkat lunak manajemen dokumen berbasis cloud adalah opsi yang semakin populer. Ini umumnya lebih fleksibel dan mengenakan biaya berlangganan bulanan, yang berkisar antara puluhan hingga jutaan ruipah per bulan.
Dengan paket berbasis cloud, cari dukungan teknis yang disertakan dan pembaruan rutin.
Di tempat / lokal:
Document Management System di tempat biasanya memiliki biaya satu kali awal ditambah langganan tahunan untuk dukungan teknis dan pembaruan.
Apa keuntungan menggunakan Document Management System?
DMS harus membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan lebih efisien, menghemat jam kerja Anda dan karyawan Anda dari tugas berulang dan frustrasi karena tidak menemukan dokumen yang Anda butuhkan.
Berikut adalah beberapa dari banyak manfaat menggunakan sistem DMS.
Lebih banyak waktu untuk dicurahkan untuk pekerjaan lain
Jika saat ini Anda menggunakan Document Management System manual atau kertas, Anda menghabiskan waktu berjam-jam yang dapat Anda curahkan untuk masalah bisnis Anda yang lebih mendesak.
DMS mengotomatiskan banyak aspek manajemen dokumen, mengambil tanggung jawab itu dari tangan Anda.
Keamanan dokumen
Saat dunia terus menjadi digital, menjaga keamanan informasi dan dokumen Anda menjadi prioritas yang lebih tinggi.
Document Management System memiliki keamanan bawaan dan kontrol akses sehingga Anda dapat mengontrol dengan tepat siapa yang dapat mengakses dokumen mana, serta melacak dan melihat semua aktivitas pada dokumen tertentu
.
Jika terjadi bencana, seperti kebakaran atau banjir, file Anda disimpan dengan aman di cloud, jauh dari bahaya fisik.
Penskalaan yang mudah
DMS lebih fleksibel daripada sistem pengarsipan kertas tradisional.
Dengan mudah tumbuh seiring dengan bisnis Anda, dan Anda dapat menyesuaikan sistem pengindeksan Anda dengan beberapa klik. Ini juga mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik untuk file dan dokumen kertas.
Pengambilan dokumen yang cepat dan mudah
Mencari dokumen yang tepat ketika Anda memiliki seluruh nilai bisnis yang harus dilalui dapat menjadi sulit dan memakan waktu, dan bahkan dapat menghabiskan uang Anda.
Pengindeksan yang tepat memungkinkan Anda menemukan dokumen hanya dalam hitungan detik, dan juga memungkinkan karyawan mengakses dokumen yang mereka butuhkan dari jarak jauh.
Kolaborasi yang lebih baik
DMS memudahkan berbagi informasi dan berkolaborasi, memungkinkan dokumen dari berbagai sumber dapat diakses dari berbagai lokasi.
Anda dapat membagikan dokumen, memantau alur kerja, memberikan atau menolak akses ke dokumen tertentu, dan melihat perubahan apa yang telah dilakukan.
